- 2010-01-13
- 工商時報
- 【傅安國】
老江省吃儉用、節衣縮食的開了一家日式火鍋專售店，至今9個多月，經營面看起來算不錯，但每逢月底盤點損益時，淨利所得卻是少之又少，他擔心這樣狀況若持續，最後會無奈結束...。
類似案例在市場上屢見不鮮，店舖管理支出基本上可分成本與費用2大類，與商品直接相關的歸類為成本，間接相關的則歸為費用，費用又分為「可控制型費用」與「不可控制型費用」。如何合理化降低成本與費用？維持利潤空間？有3大關鍵：
關鍵1.合理化的成本控管
創業者須先了解成本占比是否偏高？依業種、業態不同，成本占比也會不同，通常飲料專賣店的成本較低，吃到飽的餐廳較高，二者合理範圍約占18％到40％。要做到成本合理化控管，有3個重點流程需注意：
◎進貨流程
─廠商管理，包括詢價、比價、議價、定價、配合度、機動性與送貨時間等。店舖需補貨（或缺貨）時，廠商是否會以最合理價格、在指定時間將貨品準時送達，以維繫店舖正常運作。與廠商合作亦應考量長期的配合性與供貨的穩定度；必要時需有備用的廠商，因應突發意外，如貨源不足、品質失常等。
─訂貨管理，完善的前置作業是先設定好店內的使用基準量與安全庫存量，前者一般是以保存期限、每日食材使用量與單品進貨成本為考量，後者是以店家訂貨後一直到廠商順利將貨送至店舖所須時間為核算點，意即換算時間內的必須使用量加上「安全比率」（不易斷貨又不至於庫存過多，且擁有標準的鮮度範圍稱之）。
─驗貨管理，成本合理化控管最重要一環。基礎驗核標準須依食材的計價、包裝不同而不同，重量、數量、品質、保存期限、大小、色澤與外觀都是評驗要點。除了可有效控管食材成本，也藉此明確告知廠商本店的品管檢驗嚴格，避免雙方時間與成本之浪費。
◎銷貨流程
食材經製作到商品呈現，一般都以標準調理手冊為依據。當實際成本大於標準成本時，或人員點錯單造成食材損失等，種種人為因素造成的損失都可透過教育訓練、標準製程及獎懲規範來規避與約束。
◎存貨流程
庫存環境、清潔消毒作業、通風設備、照明設備與貨物入庫、領取記錄等都需專人管理。採先進先出（First in First out）原則，並配合會計週期盤點作業，控管每月庫存費用以免造成資金周轉壓力。盤點數據是成本控管上非常重要參考指標，盤虧、盤盈都會影響管理損益表的準確度。
關鍵2.合理化費用控管
可控制型費用可歸為人事薪資、水電瓦斯、雜費等。人事費用的占比高，在合理化控管時，應以「生產性」角度切入，再評估個人、職務薪資等。生產性指的是人員在1小時內可服務多少顧客。
例如，中餐尖峰時段2小時，服務人員3名，來客數共計有200人，則生產性為200人/2小時/3=3.3。訂定標準生產性的優點是可預估尖峰時段及假日時排班的依據。生產性合理化後，再探討個人的時段薪資是否合理，除店舖的管理與決策外，可大量採用PartTime來合理化降低人事費用。
關鍵3.落實管理損益表製作
「損益表」是提供經營數據給管理者作為營業預估與店務檢討的重要依據。從損益表上當可看出店舖經營的成本、費用與利潤結構占比是否合理，接著再思考因應對策以便解決種種造成店舖不獲利的各個兇手。
經營（或創業）者務需切記成本與費用的控管萬不可一味只求降低，而造成店舖品質、服務不良的「藤原效應」；而是需有數據系統化的分析營運資料、計劃性的合理化控管，方是上策。
（作者為經濟部中小企業創業圓夢坊顧問）
§註：「藤原效應」即共伴效應之意，當不合理的壓縮成本與費用的結果，將會伴隨或導致顧客滿意度下降及員工流失率的增加，最後導致關門大吉。
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