創業者診斷－店舖經營切忌盲於費用失控
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2010-05-14
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工商時報
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【傅安國】
《成商在謀》一書中道：「看問題要看眼前，又要能遠眺遠方，既看其一，又看其二，看其左右，再看其方方面面。」店鋪經營管理的技巧運用正如同此說；經營（或創業）者必須用心觀察每件有可能會形塑永續經營目標障礙物的問題，進而改善才可達成經營獲利的正果。
現舉一例，憑藉家中倆老資金贊助而經營燒肉店的小江，開業迄今2年，獲利卻未如預期，原來是年輕氣盛的小江犯了費用管控大忌，因「忙」而「盲」於店務，導致許多名目的費用吃掉創業者的血汗錢。
店鋪在費用支出的歸類上，大至可分為修繕、公關、營銷、交通、差旅、房租、人事、水電、瓦斯、電話、文具、清潔用品、保險、伙食等，原則上若能分類得愈細（項），經營者愈能夠掌控費用支出的合理與否！
1.設立費用警示燈
當經營者從損益表中，看到了費用在支出各個欄位的營業額佔比有節節漲升之勢，或每月的單欄單筆，非固定支出時高時低的不尋常曲線，那就表示該注意管控費用了。
2.揪出4大費用禍首
在上述個案裡，小江在繳交水費時才詫異，要多繳比以往多2倍的錢，經過實勘發現原來是隱藏式水管有了裂縫，這就是典型費用「失控」的表徵。
如果經營者能要求閉店或開店的干部能做好每日察看，登載水、電、瓦斯使用度數，相信上述的個案就不會莫名地產生，未雨綢繆的防範措施是費用管理的標準作業之一。
至於電話費，可採用節費器或每月申請Call-out明細單，搭配長話短說的要求3種方式，自當收效。
3.雜費不能含糊行事
小江店內的雜費額度過高，細察發現是因為他貪圖「3省」：省時、省事、省力，故損益表的費用支出項目別分類極少，近乎都列入雜費一欄交差了事。試問，若將所有支出金額，僅由短短5、6種區分中登載，如何能夠深入了解核心問題或診斷哪些費用出了不良狀況？
4.費用控管併入制度
常言：「有規有矩，方能成方圓。」店鋪也須有妥善規劃的店規、制度來管理，員工方得依循。
同理，費用的控管也得併入製度的要求中去落實，像是費用使用者的額度權限、輔助表格的設計與應用、不定期檢核支出申請單、預算與實際的相較分析提呈等，這些流程都得層層鎖定。
5.照料「行銷蟲」，擺脫獲利難產鬼魅：
行銷活動的推展是為了創造獲利，因此在執行前的GPDCAR（Goal行銷目的、Plan計劃、Do執行、Check檢核、Action再執行、R-Record記實、記錄）流程裡，經營者絕不能輕忽每個對消費者的接觸點，諸如活動訊息告知、傳媒工具的有效選擇、目標消費者的需求命中、工作團隊的運作默契等。
6.遵循4適法則、帶進獲利
費用支出就像一枚利潤金幣，金幣的一面是控管得當，翻到它代表利潤當增不減，另一面則是失當控管，意謂節流將把企業推入流沙，漸漸沉淪，終至瓦解。
協力廠商的訪價、詢價、議價、比價，是對公司外部時的控制費用（成本）基本法，千萬不能只要求現有供應商便宜幾個錢就可以，如果你又能聯合採購、延展票期…，在支出上當然會順利遞減。內部則應隨時提省自己和周遭人等，對於水、電、電話、瓦斯、傳真〈影印〉紙、衛生紙等物的使用務必遵循「4適法則」：適量、適時、適度、適法，如此店舖的獲利將與日俱增。
（本文作者為經濟部中小企業協會創業圓夢坊創業諮詢顧問）
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